Pemanfaatan Media Google Drive Dalam Pengelolaan Dokumen Elektronik Komisi Aparatur Sipil Negara

Abstract

Dokumen elektronik saat ini sudah menjadi suatu hal yang biasa, apalagi dampak dari pandemi Covid-19 dimana tidak dapat berinteraksi secara langsung, diganti melalui media elektronik. Dokumen elektronik yang dimiliki instansi harus dapat dikelola dengan baik layaknya dokumen fisik. Dokumen elektronik yang tidak terkelola dengan baik dapat menyebabkan dokumen tersebut tidak tersimpan rapi sehingga menyulitkan pencarian dokumen tersebut ketika diperlukan. Tujuan dari penelitian ini untuk mengetahui pemanfaatan media Google Drive dalam pengelolaan dokumen elektronik di Divisi Pokja Pengawasan Jabatan Pimpinan Tinggi I, Komisi Aparatur Sipil Negara. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif yang menggunakan metode studi kasus dengan pengamatan dan partisipasi langsung oleh peneliti 1 dari tanggal 21 Maret 2022 sampai 17 Juni 2022. Hasil dari penelitian ini dapat terlihat bahwa media Google Drive dapat dimanfaatkan dalam pengelolaan dokumen elektronik karena dapat diakses tanpa batasan tempat dan waktu baik melalui komputer, laptop maupun telepon seluler asalkan terhubung internet. Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa media Google Drive dapat dimanfaatkan dalam pengelolaan dokumen elektronik Komisi Aparatur Sipil Negara seperti pengunggahan dokumen (input), pengaturan nama file, nama direktori (folder) tempat simpan file (mekanisme penyimpanan file) dan berbagi file kepada pihak-pihak terkait (sharing dokumen). Saran yang dapat disampaikan terkait hasil penelitian ini adalah pemantauan secara berkala pada dokumen-dokumen (file) yang tersimpan di Google Drive secara rutin, agar tetap tersimpan dengan baik dan tidak terhapus serta memperhatikan batas waktu penyimpanan dokumen agar kapasitas ruang penyimpanan masih tercukupi untuk penyimpanan dokumen.

Kata-kata Kunci: Dokumen; elektronik; pengelolaan; Google Drive; pemanfaatan