Pengelolaan Surat Masuk Internal Melalui Aplikasi Google Spreadsheet Pada Sekretariat Kementerian Koordinator Bidang Pembangunan Manusia Dan Kebudayaaan

Abstract

Pemanfaatan teknologi informasi dalam kegiatan administrasi perkantoran memiliki peran strategis dalam meningkatkan efisiensi kerja, akurasi pencatatan, serta transparansi proses pengelolaan dokumen, khususnya dalam penanganan surat masuk internal. Penelitian ini bertujuan untuk mengkaji secara mendalam prosedur pengurusan surat masuk internal pada Biro Sistem Informasi dan Pengelolaan Data (SIPD) di sebuah institusi pendidikan tinggi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Teknik pengumpulan data yang digunakan meliputi observasi langsung terhadap alur kerja, wawancara dengan staf administratif dan pimpinan, serta telaah dokumentasi surat-surat masuk. Hasil penelitian menunjukkan bahwa proses penanganan surat masuk internal telah dilakukan secara sistematis dan berbasis teknologi melalui pemanfaatan Google Spreadsheet. Surat yang masuk dikelompokkan berdasarkan jenisnya, lalu dicatat secara digital dengan mencantumkan informasi seperti tanggal diterima, asal surat, nomor surat, dan perihal. Selanjutnya, staf mengisi formulir lembar disposisi yang diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan arahan atau instruksi lebih lanjut. Setelah disposisi ditentukan, informasi tersebut kembali dicatat dalam spreadsheet, dan dokumen surat bersama lembar disposisi diteruskan ke unit atau individu yang bertanggung jawab menindaklanjuti. Proses ini menunjukkan adanya efisiensi signifikan dalam pelaksanaan tugas administratif. Penelitian ini menyimpulkan bahwa pemanfaatan aplikasi berbasis cloud seperti Google Spreadsheet dapat meningkatkan produktivitas kerja dan mengurangi risiko kehilangan data. Penelitian lanjutan disarankan untuk mengeksplorasi sistem e-office yang lebih terintegrasi guna meningkatkan otomatisasi dan pelacakan dokumen secara langsung (real-time).